Im Zug einer umfangreichen Modernisierung haben die Appenzeller Bahnen auch die bisherige administrative Branchenlösung durch das Standard-ERP von Abacus ersetzt. Angesichts der vielen Umsysteme und Speziallösungen ist es primär seiner Systemoffenheit zuzuschreiben, dass es heute die Prozesse in allen Unternehmensbereichen qualitativ besser und gleichzeitig effizienter abwickelt als seine Vorgängerin.
Offen und hochintegriert
Dazu gehört auch die Modernisierung der IT, wozu nebst der Erneuerung der Infrastruktur eine Bahnlogistik- und auch eine ERP-Lösung dazu gekommen sind. Das bisherige ERP-System war eine proprietäre Branchenlösung, erfüllte aber in den letzten 20 Jahren alle Aufgaben so zuverlässig, dass sie auch von fünf anderen Bahnen genutzt wurde. Da es aber von einem Einmannbetrieb entwickelt und gewartet wurde und sein Betreiber angekündigt hatte, sich 2020 pensionieren zu lassen, wurde sein weiterer Einsatz intern als riskant taxiert.
Der elektronische Visumsprozess verringert und beschleunigt
Arbeitsschritte.
Der Umstieg wurde 2013 beschlossen. Die Anforderungen wurden mit Hilfe eines ERP-Beraters definiert. Diesem zufolge hatte die neue Lösung das Informationsmanagement in allen Bereichen der Prozessabwicklung zu verbessern. Auch sollte sie dem Wunsch des Direktors nach zuverlässigeren und konsistenteren Führungszahlen entsprechen. Man habe damit, ergänzt der Projektleiter und stellvertretende Finanzchef Leo Eggenberger, eine bessere Datenqualität, eine höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit und eine einfachere und präzisere Kontrolle des Budgets erzielen wollen. Da die AB wie eine kleine SBB funktionierten, erklärt er, sollte das System sämtliche Anforderungen eines Bahn- und Infrastrukturbetreibers erfüllen.
Anspruchsvolle Umsetzung
Zur Debatte standen sieben Produkte. Als der Grösse des Betriebs angemessen wurde die Abacus-Software als optimalste Lösung erkannt, zumal sie auch von den Kosten her überzeugte. Für die Implementierung sollte die Appenzeller Abacus-Partnerin xerxes zuständig sein, da sie seit langem die IT-Infrastruktur der AB zuverlässig betreute und einen eindrücklichen Leistungsausweis für andere Abacus-Projekte vorweisen konnte.
Die Akzeptanz von Abacus ist heute unter den meisten Mitarbeitenden sehr hoch, selbst bei jenen, die bisher mit Excel und Karteikästchen gearbeitet haben.
Unter der Federführung von Leo Eggenberger wurde die Realisierung des anspruchsvollen Projekts 2015 zielstrebig in Angriff genommen. Als erstes nahm xerxes rund 15 Vorprojekte in Arbeit. Sie betrafen die Projektverwaltung und Investitionsrechnung sowie den Aufbau eines Mandanten mit den "Reisenden ohne gültigen Fahrausweis" (RogF). Angesichts von jährlich mehreren tausend Fahrgästen ohne Ticket macht das Eintreiben der Zuschläge und Fahrpreispauschalen eine relevante Einnahmequelle aus. "Mit diesen ersten Teilprojekten hat der Abacus-Partner xerxes seine Umsetzungskompetenz und die Machbarkeit mit Abacus optimal unter Beweis gestellt", erklärte Eggenberger. So konnte die definitive Auftragsvergabe dann auch im Herbst 2015 erfolgen.
Es wurden zwei Hauptmandanten mit allen Modulen für die AB und für die Verwaltung der Frauenfeld-Wil-Bahn sowie ein dritter zentraler CRM-Mandant für die Marketingabteilung mit Adressen kreiert. Während die Hauptmandanten ab 2017 live gingen, liess sich der Spezialmandant RogF bereits ab Oktober 2016 nutzen.
Highlights
Um Spezialsoftwarelösungen wie die Bahnlogistiksoftware Zedas, die Zeiterfassung Trapeze und WinTime für Büro- und Werkstattmitarbeiter, Lokführer, Excel-Listen und die RogF-Lösung ins Abacus einzubinden, wurden rund 30 bidirektionale Schnittstellen von xerxes programmiert. Zur Berechnung korrekter Zuschläge und Fahrausweispauschalen für die Reisenden ohne gültigen Fahrausweis synchronisiert sich die Software beispielsweise mit den entsprechenden Datensammlungen der SBB und des Tarifverbunds Ostwind. Das mehrstufige Mahnwesen wird über die Abacus-Debitorensoftware gesteuert.
Eine spezielle Herausforderung stellten die unterschiedlichen Standorte der AB dar. Die Betriebszentrale, Verkaufsstellen, Werkstätten und Depots sind über Glasfaserkabel miteinander verbunden. Die System-Antwortzeiten seien bestens und die Software habe sich stets als stabil erwiesen, berichtet Eggenberger.
Das Dokumentenmanagement wurde durch die Module Kreditoren-workflow und Archivierung ersetzt. Sie digitalisieren und speichern nun pro Jahr 15'000 Rechnungen. Der elektronische Visumsprozess verringert und beschleunigt Arbeitsschritte. Zudem unterstützt er das "Vier-Augen-Prinzip", was angesichts von Investitionsprojekten, die häufig mehrere Millionen Franken kosten, mehr als nur angebracht ist. Ein HR-Modul sorgt dafür, dass Personaldossiers nicht mehr auf Papier geführt werden. Für die statistische Erfassung und Auswertung von Kunden-Feedbacks ist das CRM verantwortlich.
Spezialitäten
Die Sparten- und somit die Kostenrechnung inklusive Auswertungen fallen bei den AB umfangreich aus. Schliesslich müssen unterschiedlichste Kostenstellen und -träger berücksichtigt werden. Mit Hilfe der Business Process Engine hat xerxes eine Lösung konzipiert, mit der sich eine Investitionsrechnung direkt in die Kreditoren-, die Anlagen- und die Finanzbuchhaltung integrieren lässt. AbaProject dient der Investitionsrechnung und der Projektplanung/Freigabe, indem es pro Projekt Budget, Kredite, Finanzierung und Prognosen verwaltet.
Erwähnenswert ist auch die automatische Verbuchung realisierter Projekte in die Anlagenbuchhaltung. Das Programm für das Vertragsmanagement ist für die AB ebenfalls unentbehrlich. Denn sämtliche Verträge mit Anstössern der Bahn, Grundeigentümern und Lieferanten werden damit verwaltet, wobei AbaNotify die Verantwortlichen über aktuelle Termine und Fristen informiert. Letzteres automatisiert auch die Kostenrechnungsauswertungen, gibt Berichte an Projektleiter weiter und informiert zudem über Geburtstage von Mitarbeitenden.